Betriebliches Mahnwesen: Aufbau und Organisation

Das betriebliche Mahnwesen, oft zutreffend auch Forderungsmanagement bezeichnet, dient der Überwachung der Zahlungseingänge im Hinblick auf die bereits erfolgte Rechnungslegung im Unternehmen. Ein straff und effizient organisiertes Mahnwesen trägt zur Liquidität und Stabilität des Unternehmens bei und sollte daher ein zentrales Anliegen jedes Unternehmens sein.

Für das Mahnwesen sind Aspekte der Vertragsgestaltung, der Zahlungsmodalitäten und der Rechnungslegung von Bedeutung. Diese sollten als Grundstein gelegt sein, auf denen die einzelnen Mahnschritte aufgebaut sind.

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Seminar Forderungsmanagement Wien

Rechtsanwalt Inkasso
Mag. Balazs Esztegar LL.M.
Rechtsanwalt in Wien
hält Seminare und Vorträge zum Thema Forderungseintreibung, betriebliches Mahnwesen und Forderungsmanagement für Unternehmen.

Tel: +43 1 997 4102
Mail: office(a)esztegar.at
Web: www.esztegar.at

Mahnwesen

Sinnvolle Mahnstufen

Zahlungserinnerung

Angenommen, es wurde ein Zahlungsziel von 14 Tagen ab Rechnungslegung vereinbart. Die Rechnung datiert mit 01.02.2010. Der Rechnungsempfänger hat dann Zeit bis 14.02.2010, sie zu bezahlen. Verstreicht die Frist, ohne dass Zahlung geleistet wird, muss der Kunde an seine Zahlungsverpflichtung erinnert werden.

Das geschieht zunächst mit einer Zahlungserinnerung. Diese sollte spätestens 2-4 Tage nach Fälligkeit der Zahlung versendet werden, in unserem Beispiel also zB am 17.02.2010. Die Formulierung sollte freundlich sein, es sollte sich tatsächlich um ein Ersuchen handeln, falls die Zahlung tatsächlich bloß vergessen wurde. Als Frist sollte man die Hälfte der ursprünglichen Frist gewähren, in unserem Beispiel also 7 zusätzliche Tage.

Hier finden Sie ein Muster für eine Zahlungserinnerung.

1. Mahnung

Kommt es auch nach ergangener Zahlungserinnerung nicht zur Zahlung, sollte man mahnen. Die erste Mahnung sollte schon wesentlich förmlicher, strenger formuliert sein, als die Zahlungserinnerung. Die Frist sollte möglichst noch verkürzt werden. Mahnkosten können in angemessener Höhe berechnet werden, wenn es dazu eine vertragliche Vereinbarung gibt. Damit signalisiert man dem Kunden gegenüber, dass man nicht gewillt ist, auf Geld zu verzichten.

Hier finden Sie einen Musterbrief für eine 1. Mahnung.

2. Mahnung

Wenn auch nach der ersten Mahnung nicht gezahlt wird, kann man sich die weitere Vorgehensweise überlegen. Im Regelfall kann man dem Kunden eine allerletzte Chance einräumen und noch ein zweites Mahnschreiben verschicken. Das für die 1. Mahnung Gesagte gilt für die 2. Mahnung noch verstärkt: strenge Formulierung, ganz kurze Frist. Außerdem sollte man in der 2. Mahnung das weitere Vorgehen - etwa in Form von rechtlichen Schritten, der Übergabe der Sache an den Rechtsanwalt etc. - ankündigen.

Hier finden Sie einen Musterbrief für eine 2. Mahnung.

Beauftragung eines Rechtsanwalts - Klage

Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, sollte man keinesfalls ein drittes mal mahnen. Wer drei Mahnschreiben versendet, läuft Gefahr, nicht mehr ernst genommen zu werden, weil seine Drohungen keine Sanktionen nach sich ziehen. Wenn sich soetwas innerhalb einer Branche herumspricht, kann das zur spürbaren Verschlechterung der Zahlungsmoral der Kunden führen.

Folglich sollte man nach der erfolglosen zweiten Mahnung die Angelegenheit einem Rechtsanwalt zur Eintreibung übergeben und ihn mit der Einbringung der Klage beauftragen.

Alternative: Anwaltliches Mahnschreiben

Anstelle der selbst verschickten zweiten Mahnung besteht die Möglichkeit, ein Mahnschreiben direkt durch den Rechtsanwalt verschicken zu lassen. Dadurch können zwar Anwaltskosten entstehen, die Chance, dass der Schuldner diesem Schreiben größere Beachtung schenkt, ist aber durchaus gegeben.

Weitere sollte man sich vor Augen halten, dass eine Geschäftsbeziehung naturgemäß darunter leiden wird, wenn man den Klagsweg beschreitet. Will man nicht riskieren, den Kunden zu verlieren, ist daher eine anwaltliche Mahnung vor der Klage sinnvoll.

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