Tipps & Tricks bei der Rechnungslegung

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Durch geschickte Rechnungslegung kann ein Unternehmen das Volumen seiner Außenstände und damit der Forderungen, die es eintreiben muss, bewusst steuern. Im Regelfall wird man danach trachten, die Außenstände so gering wie möglich zu halten. Dazu gehört, das Risiko eines Zahlungsausfalls möglichst zu verringern.

Den Vorbau für die Art und Weise der Rechnungslegung muss man jedoch schon vorher, noch bevor es zur Verrechnung kommt, erarbeiten. Dies geschieht durch geschickte Vertragsklauseln, die die Forderungseintreibung erheblich erleichtern können.

Vorauskasse bzw. Vorschuss verlangen

Gerade wenn man nicht weiß, ob der Vertragspartner sich an den Vertrag halten und seinen Zahlungspflichten nachkommen wird, kann es ratsam sein, Vorauskasse zu vereinbaren bzw. sich einen Teil des zu erwarten Honorars oder Preises als Vorschuss bezahlen zu lassen. Damit verteilt sich das wirtschaftliche Gewicht der Zahlung auf zwei Teile und das Ausfallsrisiko wird von vorn herein vermindert.

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Checkliste zur Rechnungslegung

Vorauskasse vereinbaren
Vorschüsse verlangen
Sicherheiten geben lassen
rasche Rechnungslegung
besondere Zeitpunkte berücksichtigen
übersichtliche Rechnungen ausstellen

Sicherheiten

Erfolgt der Austausch von Leistung und Gegenleistung nicht Zug-um-Zug, kann es sinnvoll sein, gewisse Sicherheiten zu vereinbaren. Das sollte jedoch bereits Gegenstand des Vertrages gewesen sein und nicht erst bei der Rechnungslegung geschehen.

Rasche Rechnungslegung - Termine beachten

Es gibt ganz bestimmte Umstände, die die Zahlungsbereitschaft und die Zahlungsfähigkeit von Unternehmen beeinflussen können. Beispielsweise hat ein Unternehmen mit vielen Angestellten regelmäßig in der zweiten Hälfte des Monats die Gehälter zu bezahlen, sodass seine Liquidität sinkt. Oder die Liquidität verbessert sich schlagartig, wenn der Kunde selbst von seinem Kunden eine Zahlung erhält. Oft weiß man diese Umstände natürlich nicht. Aber wenn man sie kennt, ist es sinnvoll bei der Forderungseintreibung darauf Rücksicht zu nehmen.

Rasche Rechnungslegung

Im Regelfall ist es günstig, Teilrechnungen zu legen. Mehrere Rechnungen mit kleineren Beträgen sind einer einzigen Rechnung über die Gesamtsumme meist vorzuziehen. Denn wenn eine Teilrechnung nicht bezahlt wird, sollte man bereits beginnen zu hinterfragen, warum der Kunde nicht zahlt. Möglicherweise sollte man die eigenen Leistungen bis zur Bezahlung der offenen Rechnung einstellen. Damit bewahrt man sein eigenes Unternehmen vor einem größeren Schaden, denn der Ausfall einer Teilrechnung fällt wirtschaftlich weniger ins Gewicht, als wenn die Gesamtsumme nach erbrachter Leistung nicht bezahlt wird.

Übersichtliche Rechnungsformulare

Es passiert nicht selten, dass Kunden falsche Beträge überweisen. Schuld daran ist oft ein unklares Rechnungsformular, aus dem der geschuldete Betrag oder die Zahlungsmodalitäten nur schwer herauslesbar sind. Übersichtliche Rechnungen hingegen sind nicht nur für den Kunden angenehmer, sondern vereinfachen auch die eigene Administration.

Wichtig: es gibt einen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalt für Rechnungen. Diese sind in § 11 Umsatzsteuergesetz festgelegt. Vereinfachungen bestehen für Kleinbetragsrechungen (unter EUR 400,00).